Privacy Reglement – versie 2022
Per 25 mei 2018 is in de EU de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing, internationaal bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR). Deze wet regelt op een moderne manier wat in de grondwet al verplicht gesteld wordt, namelijk dat de overheid de persoonlijke levenssfeer van de burgers moet beschermen en daarom regels moet stellen over het vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens. Die regels worden nu aangepast aan de actuele stand van de digitale techniek.
Welke persoonsgegevens vragen wij van u?
Wij vragen bij inschrijving uw naam en de namen, geslacht en geboortedatums van uw kinderen en uw woonadres. Verder noteren wij uw e-mailadressen en na uw toestemming ook een eventueel e-mailadres van uw kind(-eren). Daarnaast krijgen wij na wederzijdse goedkeuring de beschikking over uw Skype-adres.
Bij inschrijving vragen wij u ook om inzicht in de onderwijsgeschiedenis van uw kind en dat inzicht geeft u ons door het (digitaal) opsturen van schoolrapporten en toetsresultaten. In de loop van de periode dat uw kind bij ons staat ingeschreven, ontvangen wij gemaakt werk, gemaakte toetsen en soms e-mailcorrespondentie en deze bewaren we ook.
Wat doen wij met de persoonsgegevens?
De persoonsgegevens, vermeld op het inschrijfformulier, bewaren wij op de computer van de Stichting. We maken regelmatig een back up, zodat wij deze gegevens dubbel hebben. De persoonsgegevens die hierboven omschreven staan, worden gedeeld met de leerkracht van uw kind. Verder met niemand, met uitzondering van de rijksonderwijsinspectie aan wie wij wettelijk verplicht zijn inzage te geven in de leerlinggegevens.
Logisch, anders kan de inspectie ons ook niet controleren. De inspectie kijkt overigens ook of wij wel integer met die gegevens omspringen. Alleen de namen, het geslacht, de geboortedatum, de nationaliteit en het land van wonen geven wij door aan de Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland (Stichting NOB), de overkoepelende organisatie die deze gegevens gebruikt om de jaarlijkse subsidie vast te stellen en om te kunnen beoordelen of wij als stichting aansluiting ‘verdienen’ bij deze koepelorganisatie.
Uiteraard is de Stichting NOB aan dezelfde wet- en regelgeving gehouden als ieder ander. Verder gebruiken wij naam, geslacht en geboortedatum van uw kind om ze in te schrijven bij toetsbedrijven zoals Diataal. Toetsing beschouwen wij als een integraal onderdeel van ons onderwijsaanbod. Voor elke andere instantie (zoals bijvoorbeeld de digitale Bibliotheek van Amsterdam) vragen wij apart toestemming. Ook deze bedrijven zijn aan dezelfde privacywet gebonden.
Aan een volgende school verstrekken wij NIETS dan waar de ouders ons uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven. Normaliter verstrekken wij alle relevante gegevens aan de ouders zelf en die geven ze dan naar eigen inzicht door aan de volgende school. Uw e-mailadres en uw Skype-adres gebruiken wij om met u te communiceren: informatie verstrekken, afspraken maken, etc. Bij een communicatie met velen adresseren wij altijd via bcc, zodat uw e-mailadres voor anderen verborgen blijft.
Skypen en whatsappen is niet automatisch bij inschrijving geregeld: hiervoor geven gebruikers altijd apart toestemming aan Whatsapp of Skype zelf. Dat geldt ook voor andere aanbieders van beeldbellen, zoals Google-meet, Zoom en Teams.
Beeldbellen doen wij ook altijd op persoonlijke titel: we hebben daarin geen bedrijfsaccounts. Dit is een punt dat in de wetgeving nog onduidelijk is, maar waar wij alert op zullen zijn. Wij skypen alleen met kinderen als hun ouders daarvan op de hoogte zijn en liefst ook nog aanwezig of in de buurt.
Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
In principe alleen de directie van Stichting Nederlands onderwijs op afstand en de leerkrachten. Leerkrachten die een lesgevende relatie met een kind hebben, hebben toegang tot alle persoonsgegevens betreffende dat kind, TENZIJ met de ouders andere afspraken zijn gemaakt. ALLE leerkrachten zijn gebonden aan geheimhouding met betrekking tot informatie over kinderen en hun ouders.
Waar worden de persoonsgegevens opgeslagen?
Alle gegevens worden intern opgeslagen op een bedrijfscomputer met goede en up-to-date beveiliging.
Hoe lang bewaart Stichting Nederlands onderwijs op afstand de persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden vier jaar bewaard na het verlaten van de school. Het interval tussen inspectiebezoeken is namelijk vier jaar en zo is een goed toezicht altijd gewaarborgd.
Hoe veilig is de website?
Op de website van Stichting Nederlands Onderwijs op afstand staan geen persoonsgegevens. Voor de gegevens en foto’s die daar staan hebben wij toestemming gevraagd en gekregen. Voor het onderdeel “ervaringen” schrijven de ouders zelf een bericht en hier wordt enkel het land vermeld en er wordt met initialen gewerkt.
Kunnen ouders hun gegevens opvragen? Kunnen de kinderen dat ook?
Ja, ouders kunnen te allen tijde aan ons vragen inzage te geven in de opgeslagen gegevens en zij kunnen ook verzoeken om bepaalde gegevens te wijzigen of te verwijderen. En dat doen we dan ook. Kinderen kunnen dat verzoek pas dwingend doen na hun 18e verjaardag.
Is er wel verschil met voorgaande jaren?
Veel van wat de AVG wil, deden wij al, omdat het een kwestie van gezond verstand en goed gedrag is. Toch is er wel wat veranderd. Ten eerste brengen wij elke ouder via de schoolgids op de hoogte van de manier waarop wij met de persoonsgegevens omgaan. Ook elke leerkracht moet zich op de hoogte stellen van dit privacy reglement. Ook zijn we ons ervan bewust dat we een eventueel data-lek binnen 72 uur bij de autoriteiten moeten melden. Zo’n data-lek is bij een onderwijsorganisatie niet direct een groot risico, maar toch…
Ten slotte moeten wij bij een controle hierop kunnen aantonen dat wat wij doen officieel is vastgelegd als onderdeel van het beleid.
En verder
En verder blijven wij ons eigen kompas volgen waar het (internet-)veiligheid betreft. Wij zullen nooit rechtstreeks Skype- of e-mailcontact afspreken met uw kind zonder u daarvan op de hoogte te stellen, vooraf of via cc. Wij zullen nooit inzage geven in het werk van uw kind aan derden zonder u vooraf om toestemming te hebben gevraagd. Datzelfde geldt ook voor het gebruik van foto’s.